L’utilizzo di sistemi digitali nella selezione del personale

I sistemi digitalizzati per la ricerca e selezione del personale aiutano i selezionatori e sono utili anche ai candidati

Digitalizzazione e Intelligenza Artificiale (IA) hanno compiuto progressi straordinari con una velocità senza precedenti, riuscendo a raggiungere e superare le capacità umane in molti settori precedentemente considerati irraggiungibili dalle macchine.

I sistemi digitali possono essere di grande aiuto per chi si occupa di selezione del personale, ma per gli aspiranti a ottenere il posto di lavoro possono, al contrario, ostacolare seriamente le possibilità di essere presi in considerazione per la posizione a cui si candidano.

Infatti, per sperare di essere invitati a un colloquio con il recruiter non basta solo imparare a creare un curriculum per distinguersi dagli altri.

Per aumentare le possibilità di assunzione occorre sapere quali sono e come funzionano i sistemi digitali impiegati dalle aziende per il processo di ricerca e selezione dei candidati.

Dato il sempre alto numero di Cv da esaminare, i recruiter hanno dovuto necessariamente cercare strumenti che li aiutassero nel loro lavoro, e hanno trovato nella possibilità di digitalizzazione dei processi di recruiting un valido alleato.

I sistemi digitali più comunemente utilizzati dalle aziende sono chiamati Applicant Tracking System (ATS), ossia applicazioni software che consentono di gestire elettronicamente il processo di selezione del personale.

L’ATS aiuta a gestire l’intero processo di ricerca e selezione

Con un ATS è possibile, con un unico sistema, avere a disposizione una lista di candidati da gestire opportunamente durante tutto il processo di selezione.

Ma come funziona un ATS? Vediamo quali sono i principi di funzionamento di questi software e come intervengono nelle diverse fasi della ricerca e selezione del personale.

• Pubblicazione delle offerte di lavoro L’ATS si può utilizzare per pubblicare le posizioni aperte su siti web e piattaforme di e-recruitment. Il programma si integra con le job board utilizzate, pubblicando gli annunci e raccogliendo le candidature. Quando i candidati inviano i curriculum, il software organizza i dati per aiutare il recruiter a restringere la ricerca.
• Importazione dei fogli di calcolo L’Applicant Tracking System può trasferire tutti i fogli di calcolo con i contatti, la situazione dei candidati e le statistiche che riguardano la selezione al proprio interno, e importare gli spreadsheet necessari al processo di selezione.
• Importazione dei curriculum Un sistema di tracciamento dei candidati permette di caricare i curriculum ricevuti da diverse fonti, scansionando anche quelli fisici, in modo da poterli visualizzare all’interno del sistema. In aggiunta, l’ATS è in grado di importare i curriculum ricevuti nella casella di posta elettronica o da una job board.
• Analisi del CV Nella speranza di essere selezionati, spesso i candidati presentano curriculum molto creativi, per cercare di far colpo sui selezionatori, perciò la struttura del Cv di ogni persona può essere diversa. Proprio per questo motivo, non è facile valutare i candidati l’uno rispetto all’altro. Il sistema di analisi dei curriculum nell’ATS estrae i dati dai Cv e li inquadra in una determinata tipologia. Una volta analizzato il documento, il sistema organizza i candidati utilizzando le parole chiave, e li abbina alla job description. In questo modo, il software presenta i professionisti più adatti, permettendo ai selezionatori di risparmiare ore di lavoro.
• Marketing via e-mail Per gli uffici del personale, l’utilizzo del marketing online può essere uno strumento per attirare nuovi candidati. L’Applicant Tracking System consente di produrre e-mail personalizzate, scegliere liste di e-mail, programmare i messaggi, condividere le offerte di lavoro aperte e mantenere i contatti con i candidati.
• Tracciamento dei candidati Un ATS tiene traccia quando un candidato riceve informazioni su un possibile colloquio, sull’offerta di lavoro e se ha accettato o rifiutato una proposta. Inoltre, con questa applicazione, le aziende possono registrare i candidati che non sono stati presi in considerazione.
• Collaborazione I selezionatori devono poter condividere con i colleghi le informazioni sul processo di ricerca e selezione. L’ATS è generalmente un software basato su cloud, quindi è facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo dotato di un collegamento web. Ciò consente ai team di recruiting di utilizzare il software su dispositivi diversi affinché ogni membro del team possa visualizzare informazioni aggiornate sui candidati.

Gli ATS possono quindi rendere la routine di selezione del personale più razionale ed efficace, aiutando i recruiter a risparmiare tempo e a condurre a un processo di selezione quanto più possibile privo di errori.

Nonostante i candidati possano sentirsi a disagio nell’essere valutati da una procedura computerizzata, questi software possono rendere la preparazione del CV meno impegnativa e più efficace per chi ha capito come gestirne le modalità operative.

Infatti, acquisire maggiore consapevolezza sul funzionamento degli ATS rappresenta un vantaggio per i candidati, che potrebbero creare un CV in grado di superare facilmente non solo la selezione di questi software, ma anche di adattarlo meglio alle esigenze specifiche dei datori di lavoro, aumentando così le possibilità di assunzione.