Come usare la lettura ottica per l’archiviazione dei documenti

Qualsiasi azienda, di piccole, medie o grandi dimensioni, può avere la necessità di archiviare dei documenti cartacei di ogni genere, trasformandoli in formato digitale. Per farlo esiste un sistema veloce ed efficiente: la lettura ottica.

Archiviare con la lettura ottica

Qualsiasi ufficio o azienda, di qualunque dimensione, può avere la necessità di disporre di un sistema di lettura ottica per archiviare documenti di vario genere, in modo semplice. Per utilizzare la lettura ottica occorre una fotocamera come quella del telefono ad esempio, oppure un lettore/scanner, e un pc sul quale sarà installato il software di lettura ottica.

Se però si decide di utilizzare lo schermo di un dispositivo mobile, potrebbe esserci una bassa qualità dell’immagine. Questi software di lettura ottica non si limitano a digitalizzare un documento cartaceo ma leggono i dati e li trasformano in informazioni digitali, mantenendo anche la struttura del documento. Infatti, il principio è che un documento cartaceo sia trasformato in digitale, rimanendo però comprensibile. Viene quindi eseguita una vera e propria interpretazione del contenuto del documento. Interpretazione che viene effettuata tramite un software che, proprio per questo motivo, deve essere di qualità.

Quale attrezzatura per la lettura ottica

I sistemi di lettura ottica sono semplici da utilizzare e non richiedono particolari conoscenze o attrezzature. In questo modo possono essere utilizzati in qualsiasi ambito.

Esistono software di lettura ottica che possono essere integrati con qualsiasi sistema gestionale e permettere di archiviare anche fatture, sia elettroniche che cartacee, polizze, contratti o corrispondenza varia. Infatti, se un documento è stampato potrà passare tramite l’unità scanner-stampante, e quindi digitalizzato, protocollato con eventuali numeri di riconoscimento progressivi, e successivamente archiviato. Oppure, nel caso in cui sia in formato digitale, si potrà direttamente archiviarlo, dopo averlo protocollato come se fosse stato presente all’interno del gestionale. Tutto questo potrà essere fatto in pochi secondi, senza attese o passaggi aggiuntivi, e senza accumulare carta in ufficio o in azienda. Inoltre non ci saranno più documenti che dovranno essere digitalizzati a mano.

Software per l’archiviazione tramite lettura ottica

Esistono in commercio diversi software che permettono di catalogare e archiviare dati e documenti. Inoltre, alcune aziende permettono anche di personalizzare i software di lettura ottica in base alle proprie esigenze. Un software per la lettura ottica di un documento deve essere preciso e affidabile, quindi è sempre bene affidarsi a professionisti del settore con una lunga esperienza alle spalle.

Tra le aziende più affidabili c’è sicuramente Datasis, che tramite i propri software di lettura ottica aiuta aziende di qualsiasi dimensioni ad ottimizzare e velocizzare processi di archiviazione dei dati.

Un programma di lettura ottica deve avere anche un servizio di riconoscimento che possa comprendere sia i segni di marcatura che i codici a barre, oltre alla scrittura umana. Inoltre, esistono alcuni software che permettono di impostare una lingua, anche straniera, in modo tale che nella lettura possa individuare le parole nella lingua corretta e trasformarle in un documento digitale, pronto per essere archiviato.

Vantaggi della lettura ottica

Archiviare documenti grazie alla lettura ottica garantisce un risparmio del tempo notevole. In questo modo ci si potrà dedicare ad altre attività più importanti. Avere un archivio digitale permette di trovare immediatamente quello che si sta cercando, oltre a ottenere statistiche e liste.

Inoltre, si risparmierà spazio perché non saranno più necessari scaffali e sgabuzzini per conservare copie cartacee di contratti e fatture. Sarà possibile avere un comodo e potenzialmente infinito archivio digitale. Infine non si sprecherà più inutilmente la carta.