Come registrare le presenze dei dipendenti

Ogni azienda, soprattutto quelle di medie o grandi dimensioni, necessita di avere un completo controllo sulle presenze dei propri dipendenti così da poter strutturare un piano delle attività da svolgere quotidianamente efficace e mantenere la propria operatività sempre su alti livelli. Una piena conoscenza della disponibilità del proprio capitale umano in un dato momento, infatti, consente al reparto delle risorse umane di poter ottimizzare le forze in campo, monitorando costantemente le loro performance e la produttività, in modo da poter porre in essere gli eventuali correttivi. 

Come tenere traccia delle presenze in azienda

Per poter tracciare le presenze dei dipendenti il team responsabile delle risorse umane ha a disposizione diversi strumenti che facilitano enormemente il lavoro, facendo risparmiare tempo ed evitando eventuali errori di programmazione dovuti a una mancata corrispondenza tra le esigenze operative e le risorse a disposizione.

Una delle soluzioni più diffuse è quella di creare un foglio presenze, in forma cartacea o digitale, da mettere a disposizione dei lavoratori che avranno il compito di compilarlo con una cadenza definita a priori.

Se è stato stabilito che debba essere riempito quotidianamente, come intuibile, è una mansione da portare avanti ogni giorno ed è indicato soprattutto per quelle realtà imprenditoriali che hanno rapporti saltuari con i dipendenti, il cui coinvolgimento dipende dalle mutevoli necessità aziendali (a esempio, i lavoratori a chiamata). Differente è il discorso del foglio settimanale, da redigere nell’ultimo giorno lavorativo (venerdì o sabato) e ideale nei casi in cui ci siano turni di lavoro che non subiscono grandi variazioni. Infine il foglio mensile da compilare alla fine del mese e molto utilizzato nelle stesse circostanze del settimanale.

All’interno di questo documento (qui è possibile trovare lo stampabile foglio presenze mensile da compilare gratis) bisogna esplicitare alcune informazioni tra le quali troviamo il nome dell’azienda, il nome e cognome del dipendente e i suoi recapiti telefonici e di posta elettronica, il periodo di riferimento e ovviamente le presenze e le assenze (evidenziando i giorni e la tipologia). In calce, sarà poi riservato uno spazio per le firme dell’intestatario del foglio e del responsabile HR.

Un’alternativa al foglio presenze da compilare è quella di creare un foglio precompilato sia cartaceo che digitale avvalendosi del noto programma Excel o di implementare un software specifico per le risorse umane che tra le varie funzioni consente anche questo tipo di registrazione. In questo modo verrà semplificato il tracciamento, potendo verificare in tempo reale coloro che sono impegnati o meno in un dato momento.

I vantaggi di registrare le presenze

Come detto in precedenza, tenere una traccia completa delle presenze dei propri dipendenti è collegato a una serie di benefici che non riguardano unicamente l’azienda e il lavoro delle reparto HR ma anche i lavoratori stessi.

Da una parte, infatti, la società potrà condurre un monitoraggio puntuale e completo del tempo trascorso in azienda del proprio capitale umano, verificare le assenze e i permessi, nonché il piano ferie, i turni di lavoro e gli eventuali straordinari, dall’altra il lavoratore potrà contare su una visione trasparente del proprio operato e controllare che ci sia corrispondenza tra il proprio impegno e la busta paga, elaborata proprio sulla base deli elementi appena citati.

La registrazione delle presenze, in linea generale, migliora la gestione del tempo e la produttività, ottimizza le risorse a disposizione, dando priorità alle attività più importanti da portare a termine.

Per questo è compito del management stimolare il personale a prendersi grande cura di questo aspetto, evidenziando i vantaggi dello strumento, chiedendo un feedback e formando i lavoratori ove necessario.