I consigli per organizzare un workshop.
Sia che siamo degli educatori, sia che siamo dei formatori o coach, o dirigenti d’impresa o qualsiasi altra figura, quando ci troviamo di fronte alla prospettiva di dover organizzare un workshop e siamo alle prime armi, non sappiamo mai da dove iniziare.
Per questo ci serve una struttura organizzativa solida con dei punti precisi e noi ne abbiamo individuati tredici che ci sembravano quelli principali. Andiamo a vederli insieme!
Prima di analizzare ogni punto dobbiamo ricordare che, nel caso in cui l’evento sia molto impegnativo, sarà una buona idea se per esempio abitiamo nella capitale, a una agenzia di organizzazione eventi Roma come Nosilence.it.
Il primo punto quando si organizza un workshop è capire gli obiettivi del nostro workshop: Cosa vogliamo trasmettere? Quali tecniche vogliamo insegnare? Che problema altrui vogliamo risolvere?
Il secondo punto sarà decidere l’orario nel quale organizzarlo. Sarebbe bene scegliere orari nei quali la curva d’attenzione e apprendimento dei partecipanti è alta: di conseguenza potremo scegliere la mattina, evitando cosi di far finire troppo tardi la sera.
Il terzo punto è organizzare il modo per pubblicizzarlo. Creando un evento su Facebook o altri social network? Usare i classici volantini e i passaparola? Le possibilità sono tante e la scelta dipenderà dal tipo di workshop che organizzeremo.
Il quarto punto è stabilire un numero minimo e massimo di partecipanti. Considerando che non si tratta di una conferenza, potrebbe essere utile scegliere un numero massimo tra i 7 e i 15 partecipanti, in modo che il gruppo si possa amalgamare più facilmente e lavorare in maniera intensa e produttiva.
Il quinto punto è capire il pubblico che abbiamo davanti. Si conoscono tra loro o dovremo dedicare un tempo per rompere il ghiaccio? Conoscono già l’argomento o sono ai primi passi?
Il sesto punto è stabilire con anticipo gli argomenti che vorremo trattare e le competenze che vogliamo trasmettere. Questo è un punto importantissimo, considerando che non avremo un tempo infinito a disposizione e soprattutto nella consapevolezza che quasi sempre ogni partecipante preferisce avere meno conoscenze, ma spiegate bene.
Il settimo punto è stabilire se preparare i partecipanti, magari inviando prima dell’evento dei questionari che dovranno restituire dopo averli compilati correttamente. In questo senso sarebbe utile stabilire dei tempi precisi di invio degli stessi.
Ottavo punto è preparare il materiale audiovisivo. Infatti potremo decidere che ci è necessario usare per esempio presentazioni power point e quindi in questo caso dovremo procurarci portarci un pc, un proiettore e controllare che la sala abbia tutto quello che ci serve dal punto di vista tecnico.
Il nono punto, collegato a quello precedente, è avere vari supporti di insegnamento, che siano i supporti audiovisivi menzionati prima,oppure materiale cartaceo:tutto in base agli obiettivi e ai partecipanti invitati all workshop.
A tal proposito andranno avvisati i partecipanti su che cosa dovranno portare per il lavoro: in genere strumenti utili sono block notes, registratori, PC.
Il decimo punto sarà organizzare per tempo le pause.
Soprattutto quando un workshop dura un giorno intero sarà bene programmarle prima affinchè non siano troppo lunghe per non far perdere il filo ai partecipanti, ma nemmeno troppo corte, per evitare di avere in classe persone stanche e svogliate.
A tal proposito potrebbe essere interessante organizzare un piccolo buffet per la pausa pranzo o chiedere ad ogni partecipante di portare qualcosa da mangiare e bere: questo potrebbe essere un modo utile per farli sentire coinvolti e far percepire loro un’atmosfera familiare e amichevole.
L’undicesimo punto è valutare se invitare degli ospiti speciali e famosi, che andranno a trattare un punto del workshop specifico nel quale sono molto esperti. Sarebbe bene però scegliere persone preparate e con le quali si ha buona sintonia: in genere i partecipanti apprezzano più voci esperte.
Il dodicesimo punto, molto importante in un workshop, è organizzare lavori di gruppo durante la giornata. Infatti stare dieci ore facendo teoria, per quanto possa essere interessante e gradita ai partecipanti, alla fine annoierebbe.
Eseguire lavori di gruppo aiuterà i partecipanti a sentirsi più parte in causa e a lavorare in modo più produttivo, mettendo anche subito in pratica quello che stanno apprendendo.
Si potrebbe pensare di creare dei giochi di ruolo, dando la possibilità ai partecipanti di scegliersi reciprocamente e creando cosi coinvolgimento ed empatia.
Il tredicesimo e ultimo punto, ma non in ordine di importanza, sarà preparare gli spazi prima che essi arrivino e anche provare le attrezzature elettroniche che andremo ad usare: infatti sarebbe un peccato, dopo tutta l’organizzazione dei punti precedenti, perdere tempo per problemi tecnici.
